Doelgroep

De training is bedoeld voor mensen die regelmatig brieven van burgers moeten beantwoorden. Burgers die vragen hebben of hun mening willen geven over het beleid van een ministerie of de standpunten van een politieke partij. De deelnemers leren hoe ze heldere en duidelijke burgerbrieven kunnen schrijven die niet alleen de concrete vragen van burgers beantwoorden maar ook – als dat wenselijk is – de visie van de organisatie uitdragen.

Programma

Tijdens de training zal aandacht worden besteed aan de vijf elementen van een goede burgerbrief:

  1. Aandacht voor de schrijver
  2. Een duidelijke boodschap
  3. Heldere taal
  4. Een logische structuur
  5. Een overzichtelijke presentatie

 Aandacht voor de schrijver

Wat voor iemand is de schrijver? Is hij of zij boos of blij, leergierig of ondersteunend? Wat verwacht hij of zij van de geadresseerde?

Een brief is een heel directe manier van communicatie. Het is daarom belangrijk om mensen aan te spreken op wat hun bezighoudt, wat zij belangrijk vinden. Daarom moet je eerst weten op welke emotie je moet reageren: boos of blij, teleurgesteld of verdrietig? Waarom? Omdat je je antwoordbrief heel anders moet beginnen als de briefschrijver boos is dan wanneer de briefschrijver juist blij is met een actie van je organisatie. De techniek die hierbij aan de orde komt is het Model van Schulz von Thun: in elke communicatie tussen mensen, tussen zenders en ontvangers, spelen vier aspecten een rol: zakelijk, expressief, relationeel en appellerend. 

De deelnemers leren hoe ze deze aspecten kunnen herkennen en hoe ze er het beste op kunnen reageren. Dat is belangrijk want als je dat goed doet zal de schrijver het antwoord altijd als persoonlijk en daardoor als meer positief ervaren.

Een duidelijke boodschap

Wat is de vraag van de schrijver? Wat wil hij of zij weten of horen?

De deelnemers leren hoofdboodschap van bijboodschap(pen) te onderscheiden. Op basis daarvan leren ze hoe ze kunnen bepalen wat de kernboodschap moet zijn van de antwoordbrief én welke elementen van de visie van de eigen organisatie in het antwoord verwerkt kunnen worden. Ook leren de deelnemers hoe de boodschap duidelijk is en blijft: beperk je tot de kern, niet teveel details, geen informatie die niet aansluit bij de vraag/behoefte van de schrijver.

Heldere taal

Een burgerbrief moet helder en toegankelijk geschreven worden. Daarom leren de deelnemers in dit onderdeel alles over helder taalgebruik op zinsniveau  (het vermijden van tangconstructies, naamvalstijl, passieve formuleren, lange zinnen() en op woordniveau (vermijden van afkortingen, moeilijk/lange woorden, jargon en vaagmakers).

Een logische structuur

Een brief bestaat altijd uit drie delen: de inleiding, de kern en het slot. De boodschap komt in de kern. In de inleiding bereid je de lezer daarop voor. Het slot is voor de nazorg, de afronding. Als je reageert op een klacht of een andere negatieve boodschap, houd dan rekening met de emotie van de lezer. Dit doe je direct na de inleiding en vóór het slot.

De deelnemers leren hoe ze hun boodschap(pen) helder scheiden in deze drie onderdelen en om ook binnen elk onderdeel de tekst duidelijk te structureren, onder andere door het gebruik van signaalwoorden.

Een overzichtelijke presentatie

Een brief onderscheidt zich van andere teksten door de duidelijke vormgeving: je geeft het onderwerp aan, er is een persoonlijke aanhef en een passende afsluiting. Ook leren de deelnemers wanneer en hoe ze tussenkopjes kunnen gebruiken (in langere brieven) en hoe om te gaan met leestekens en alinea’s.

Extra: spelling

Op verzoek kan er tijdens de training ook aandacht worden besteed aan spelling: hoe zat het ook alweer met die d’s en t’s?  Schrijf je samenstellingen met of zonder streepje? Wanneer gebruik je een komma en wanneer een punt?

Lesmateriaal

De deelnemers ontvangen allemaal het boekje ‘Taal en Teken’, vol handige schrijftips.

Opzet training

Omdat heldere burgerbrieven schrijven vooral een vaardigheid is, moet er veel worden geoefend. Daarom kies ik voor korte blokjes theorie, afgewisseld met concrete oefeningen, bij voorkeur uit de dagelijkse praktijk van de deelnemers.

De groepen bestaan daarom maximaal uit zes deelnemers.